Outokumpu (QPE Degerfors)

Outokumpu Degerfors hade ett behov av att kvalitetssäkra och effektivisera sin hantering av olika typer av föreskrifter när de hörde av sig till Headlight.

Det handlade om exempelvis skydds- och arbetsinstruktioner, tillverkningsföreskrifter, befattningsbeskrivningar samt olika typer av handböcker. 

”Med det nya systemstödet har vi på kvalitetsavdelningen inom QPE Degerfors både effektiviserat och kvalitetssäkrat vår hantering av styrande dokument. Nu kan vi publicera föreskrifter på ett par timmar till skillnad mot en ledtid på ca en månad per föreskrift”

Mikko Hekkanen, Verksamhetsutvecklare Outokumpu

Processen för kvalitetssäkring av föreskrifter var tidigare helt manuell. Det innebar att de inblandade i arbetsflödet på egen hand tvingades hålla ordning på var man var i processen men också vem eller vilka som skulle utföra nästa uppgift (t.ex. granska en föreskrift). Man saknade möjligheter till automatiska påminnelser och eskaleringar om arbetet avstannade i ett arbetsflöde, exempelvis vid en sjukdom, ledighet eller personalförändring, något som det nya systemstödet erbjuder. 

Processerna för hantering av föreskrifter är med det nya systemet automatiserat vilket förutom kvalitetssäkring vid framtagandet av föreskrifter även ger möjlighet till statistisk uppföljning av genomfört arbete. Man har även eliminerat alla typer av personberoenden då systemet konstruerats baserat på en helt rollbaserad struktur. Systemet påminner ansvariga personer regelbundet (årligen) om att de ska verifiera föreskrifters aktualitet i enlighet med de ISO-krav som finns för verksamhetens föreskriftshantering. I dagsläget hanteras 15-20 olika dokumenttyper i systemet. Nya mallar kan enkelt läggas till i systemet vid behov av nya dokumenttyper.

Totalt utgör användarbasen omkring 450 slutanvändare som tar del av de föreskrifter som bereds, granskas, godkänns och publiceras av omkring ca 60 användare som jobbar i systemet dagligen.

Headlight konstruerade och levererade ett systemstöd baserat på Microsoft SharePoint och processplattformen K2 blackpearl där processerna för dokumenthantering implementerades. I systemstödet finns möjligheter att konfigurera, styra, övervaka och följa upp hur processerna mår samt hur de används i verksamheten. Man kan idag enkelt styra om vilka personer och/eller roller i verksamheten som ska ingå i en viss process. Detta sker genom att behörighetsstyrningen är helt konfigurerbar under systemdrift. Man kan också enkelt konfigurera i vilka lägen, med vilket intervall samt hur många gånger en person ska bli påmind om en aktivitet innan den eskaleras till någon i organisationen (exempelvis närmaste chef). Detta resulterar i att man kan förhindra att arbetsprocesser avstannar eller hamnar mellan stolarna.

Det nya systemstödet har inneburit att föreskrifter kan hållas aktuella på ett helt annat sätt än förut vilket avsevärt förbättrar kvalitetsarbetet. Tiden för framtagande av nya föreskrifter har också kunnat minskas avsevärt. En grov uppskattning är att systemet ger en besparing på ett antal hundra timmar årligen. 

Om Outokumpu

Outokumpu Stainless är marknadsledande leverantör av rostfritt står med sin bas förlagd i Europa men har försäljningskontor i över 40 länder.

Kort om Outokumpu

Verksamhet
Outokumpu är en ledande tillverkare inom rostfritt stål med ett mål att bli nummer 1.

Antal anställda
8 000 personer i över 30 länder.

Omsättning
EUR 5 009 milj (2011)

www.outokumpu.com

Headlight-ÖBO pdfLADDA NER VÅR PDF OM VAD VI HAR GJORT I VÅRT SAMARBETE MED OUTOKUMPU.